Services transversaux

La réussite des études, dans un cadre bienveillant et favorisant l’intégration, est incontestablement une priorité de la HES-SO Genève et de ses Affaires étudiantes (pour toutes les prestations offertes, voir sous « vie étudiante »). L’enjeu est de taille pour une institution qui accueille plus de 6’000 étudiant-e-s de provenances sociales et de nationalités diverses, souvent confronté-e-s à des besoins spécifiques en termes de santé (voir  Espace santé), de soutien social et financier, d’aménagement des études ou encore de bien-être.

En utilisant des expertises internes et par le biais de collaborations avec des institutions externes, les Affaires étudiantes proposent ainsi un large éventail de prestations et de services accessibles à tous-tes les étudiant-e-s HES du canton : accès à des logements ainsi qu’à différentes ressources, soutien psychologique, social et médical, conseils diététiques, aides financières, jobs étudiants ou encore activités culturelles et sportives, etc.

Le service Communication de la HES-SO Genève est en charge de la communication institutionnelle et transversale aux six écoles HES. Toutes les activités d’information et communication sont couvertes par le service : communication institutionnelle, communication interne, relations presse, événementiel, marketing, sites internet et intranet, réseaux sociaux, publications. Le service effectue et développe par ailleurs des actions de promotion des filières dans les cycles d'orientation et les établissements du secondaire I et II.

Le service Égalité des chances (EGC) œuvre pour une HES-SO Genève où chaque membre de sa communauté respecte les collègues et étudiant-e-s et se sent respecté-e. Une HES-SO Genève où chacune et chacun se sent en harmonie avec lui-même/elle-même pour accomplir en toute sérénité ses fonctions ou mener ses études, et développer son plein potentiel.

Le service EGC a pour mission de mettre en œuvre des actions transversales et spécifiques à chacune de ses six hautes écoles. Il agit également et en toute confidentialité en tant que ressource pour traiter d’éventuels cas de discriminations, harcèlement et autres violences au sein de l’institution.  Par ailleurs, ce service est la référence pour l’accompagnement et l’inclusion des membres de sa communauté en situation de handicap et ayant des besoins spécifiques. La HES-SO Genève s’applique à promouvoir les principes de l’égalité des chances et de la diversité dans l’enseignement et la recherche.

Concernant les actions prises en matière d’égalité des chances et de lutte contre le harcèlement, les discriminations et autres violences, voir sur la page consacrée aux priorités institutionnelles.

Pour les étudiant-e-s à besoins spécifiques, voir sur la page dédiée

Le service EGC est composé d’un-e responsable et de six répondant-e-x-s dans les hautes écoles.

Plus d'information sur l'égalité des chances à la HES-SO Genève

Le service Finances a pour missions de

• Mettre à disposition de la HES-SO Genève et des six hautes écoles qui la composent des ressources financières nécessaires pour mener à bien les missions qui lui sont confiées (axes stratégiques).
• Elaborer et suivre des budgets annuels, des plans financiers quadriennaux et autres plans financiers de développement, en étroite collaboration avec les écoles, le Conseil de direction (CD) et la HES-SO.
• Veiller à la bonne utilisation des ressources en fournissant les instruments et outils nécessaires au pilotage et à la gestion saine et transparente de la HES-SO Genève et de ses hautes écoles (indicateurs, statistiques, états financiers, etc.).
• Développer et mettre à jour un système de contrôle interne (SCI) pour permettre la prise en compte des risques qui pourraient empêcher d’atteindre les axes stratégiques définis. Cette mission est menée en lien étroit avec le système de management de la qualité (SMQ).

Par ailleurs, la direction financière établit les états financiers de la HES-SO Genève dans le respect du cadre légal et des normes financières applicables. Elle élabore en outre les décomptes à l’attention de la Confédération (comptabilité analytique) ou encore de l’Office fédéral de la statistique.

Le service Gestion documentaire et archivage de la HES-SO Genève a pour mission d’assurer la bonne organisation des documents tout au long de leur cycle de vie.

Pour ce faire, le service a élaboré un plan de classement harmonisé à tous les services administratifs de la HES-SO Genève, permettant ainsi un repérage facile et efficace notamment des documents devant être archivés à long terme.

Grâce au travail des répondant-e-s en archives des hautes écoles, un inventaire en ligne de la HES-SO Genève permet au grand public de consulter les fonds d’archives historiques conservés au sein des hautes écoles.

Les collaborateurs et collaboratrices du service Immobilier ont pour mission de répondre aux besoins actuels et futurs en infrastructures des six écoles HES genevoises, ainsi que de l’institution dans son ensemble.

L’équipe est composée d’architectes et de personnel administratif. Elle assure la gestion, l’entretien et le développement du parc immobilier de la HES-SO Genève et de ses six hautes écoles, conformément à une stratégie immobilière définie par les directions. Parmi leurs activités régulières figurent :

• les relations avec les différents prestataires (régies immobilières, entreprises de bâtiment, de nettoyage et de sécurité, administrations publiques) ;
• le suivi des demandes et des travaux des écoles HES;
• l’assainissement des immeubles, en prenant compte les nouvelles dispositions légales et la stratégie de l’Etat de Genève, notamment d’un point de vue énergétique et du développement durable des institutions;
• le développement des campus pour répondre aux besoins croissants des hautes écoles et anticiper les nouveaux besoins académiques.

Le service Immobilier coordonne également les activités du personnel technique (conciergerie) des six hautes écoles et garantit la sécurité sur l’ensemble du périmètre de la HES-SO Genève, au sens large. 

Les services Information documentaire (SID) comprennent les bibliothèques, médiathèques et centres de documentation d’HEPIA, de la HEG, de la HEAD, de la HEdS et de la HETS. La bibliothèque de la HEM est partagée avec celle du Conservatoire de musique de Genève.  

Chaque SID a pour mission de soutenir l’enseignement, la recherche et les divers mandats confiés à sa haute école. Il est ainsi chargé de constituer, gérer et rendre accessible un fonds documentaire en adéquation avec les besoins de ses différents publics (étudiant-e-s, corps enseignant et de recherche et les publics externes). Le SID s’applique également à prodiguer conseils et formations pour la recherche et le traitement de l’information. Il met ainsi en place des ateliers (sur place et à distance) et intervient activement dans le cursus académique des étudiant-e-s.   

De plus, les SID prennent le rôle de point relais pour l’Open Science. En effet, en plus d’alimenter l’archive institutionnelle ArODES pour augmenter la visibilité des publications scientifiques des chercheur-euse-s de la HES-SO, ils s’engagent également à les accompagner dans la gestion des données de leurs travaux.  

Pour rendre accessibles leurs collections et contribuer au partage des connaissances, les services Information documentaire de la HES-SO Genève ont rejoint la plateforme swisscovery au même titre que près de 500 bibliothèques de Suisse. Outre la facilité et la rapidité d’accès aux catalogues et aux bases de données des bibliothèques suisses membres du réseau, de nombreuses prestations supplémentaires sont proposées par swisscovery, comme un service de navette qui permet aux usager-ère-s d’obtenir rapidement des documents provenant d’autres bibliothèques.

Le service Juridique est le référent pour toute question juridique concernant la HES-SO Genève et ses six hautes écoles. Ses principales missions sont:

• Veiller à ce que les activités de la HES-SO Genève respectent le cadre légal, en particulier au niveau cantonal et intercantonal. A ce titre, il est étroitement impliqué dans l’élaboration de nombreuses dispositions internes et suit attentivement les projets de loi la concernant.
• Répondre à toutes les questions juridiques qui lui sont posées par l’interne.
• Conseiller en matière de transparence et de protection des données en assumant le rôle de « responsable LIPAD » au sens de la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD). Il répond à toutes les demandes d’accès aux documents détenus par la HES-SO Genève, ainsi qu’à toute question relative au traitement de données personnelles qui pourrait se poser. Les demandes peuvent être adressées par email à l’adresse juridique@hesge.ch ou par téléphone au +41 22 558 56 30 .
• Instruire pour la direction générale les dossiers de recours déposés par les candidat-e-s et étudiant-e-s. Retrouvez toutes les informations utiles sur les procédures de réclamations et recours.
• Procéder à un veille juridique.
• Récolter les informations d'actualité provenant de la HES-SO, de Swissuniversities et d’autres instances cantonales ou fédérales, susceptibles d'intéresser l'institution.

Le service Qualité et contrôle interne de la HES-SO Genève est garant de la bonne application des dispositions légales et du respect de la politique qualité de l’institution.

Dans une logique de conformité et d’efficience, le service vise à satisfaire les besoins de ses différents partenaires, tant à l’interne qu’à l’externe.

La direction des ressources humaines (DRH) de la HES-SO Genève est responsable de la mise en œuvre de la politique RH institutionnelle adoptée par le Conseil de direction. Elle veille à l’application des lois, règlements et directives et au respect des procédures en matière de gestion des ressources humaines. Elle offre expertise et conseil aux directions d’écoles et aux cadres des services communs, ainsi qu’aux collaboratrices et collaborateurs de l’institution. Son champ d’action comprend également la conduite de projets transversaux dans le domaine des ressources humaines.

Les objectifs de la DRH se fondent sur les grands axes de la politique RH de la HES-SO Genève :

• Favoriser un climat de respect et de tolérance, exempt de toute discrimination
• Assurer l’égalité des chances
• Mobiliser le potentiel de chacun-e et développer l’employabilité
• Permettre de concilier vie professionnelle et vie familiale
• Attirer les talents et offrir des conditions attractives
• Promouvoir la sécurité, la santé et le bien-être au travail

La mise en œuvre de la politique RH s’appuie sur les moyens suivants :

• Un service RH de proximité dans chaque haute école
• Plusieurs commissions (paritaire du statut, santé-sécurité et bien-être au travail, etc.)
• Des prestations de support aux cadres et aux collaboratrices et collaborateurs (santé, formation, etc.)
• Des spécialistes en sécurité et santé au travail
• Des entretiens d’évaluation et de développement réguliers
• Une étroite collaboration avec le service Egalité des chances qui a rejoint la DRH en 2020
• La transparence des dispositions en vigueur
• L’accès à un réseau externe de médiatrices et médiateurs pour l’ensemble du personnel de la HES-SO Genève 
• Une étroite collaboration avec le service de santé de l’Office du personnel de l’Etat

La HES-SO Genève est labellisée 1+ pour tous depuis 2012. Octroyé par le Département de l’emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS), ce label est une reconnaissance pour les entreprises favorisant, à compétences égales, des personnes qui, à cause de leur âge (seniors et jeunes), d’un handicap, d’une interruption volontaire de leur parcours professionnel ou d’une période trop longue au chômage peinent à retrouver à un emploi.

La HES-SO Genève développe ses activités liées au numérique éducatif via le Bureau de la stratégie numérique (BSN). Né de la volonté de l’institution de s’engager pleinement dans un processus de transition numérique, celui-ci coordonne la Stratégie numérique de la HES-SO Genève (pour la partie numérique éducatif), ses actions et sa mise en œuvre. Il coordonne également le Conseil du numérique qui assure quant à lui la cohérence des initiatives avec les instances internes et externes à la HES-SO Genève.

Le Bureau de la Stratégie numérique et la Direction des Systèmes d’Information se réunissent de manière régulière afin de coordonner leurs actions respectives et mettre en œuvre la stratégie numérique.

Pour en savoir plus

La direction des Systèmes d’information (DSI) de la HES-SO Genève est responsable des systèmes d’information (SI) de l’institution. Sa mission principale est, dans le cadre des axes stratégiques de la HES-SO Genève, de répondre aux besoins des étudiantes et étudiants, du corps enseignant, des chercheur-euse-s, des membres du personnel, ainsi que des directions en matière de systèmes d’information et de communication. Elle assure également la gestion des projets IT transversaux et offre un support à plus de 12 000 utilisateurs et utilisatrices.

La DSI prend en charge l’infrastructure IT, les solutions numériques et l’environnement utilisateur (workplace). Elle veille à garantir la qualité des architectures, la sécurité, la durabilité et l’évolutivité des systèmes déployés. La DSI collabore étroitement avec le Bureau de la stratégie numérique (BSN) pour soutenir la mise en œuvre de la stratégie numérique éducative et avec la HES-SO pour la gestion des solutions intercantonales.