HES-SO Genève

Direction des systèmes d'information

 

Mission

Le système d’information (SI) est l’ensemble des méthodes, techniques et outils permettant la mise en place et l’exploitation de la technologie informatique nécessaire aux utilisateurs et à la stratégie de l’entreprise.

La direction des systèmes d’information de la HES-SO Genève est garante de l’ensemble des systèmes d’information (SI) et des technologies de l’information et des communications (TIC) de la HES-SO Genève. Elle a pour mission de mettre en œuvre la politique des SI et des TIC définie par la direction générale (DG) et le conseil de direction (CD) de la HES-SO Genève dans les domaines de l’administration, de l’enseignement, de la recherche, de la documentation et de la gestion et, d’une manière plus générale, à tout ce qui touche au traitement informatisé ou numérique de l’information.

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Objectifs

Les objectifs de la direction des systèmes d’Information sont multiples :

  • Respecter les axes stratégiques définis pour l’ensemble de la HES-SO Genève par la direction générale et les écoles HES.
  • Satisfaire les besoins des étudiant-e-s, des enseignant-e-s, des chercheurs, des collaborateurs, collaboratrices et des directions en termes de système d’information et de support.
  • Proposer et mettre en œuvre un plan directeur sur la base des besoins utilisateurs, utilisatrices et des axes stratégiques HES-SO Genève.
  • Améliorer l’efficience de l’exploitation du système d’information dans son ensemble (budget, RH,  délais,…).
  • Rester aux meilleurs niveaux technologiques en évoluant avec les besoins de l’institution.
  • Maitriser les risques liés au système d’information.
  • Inscrire l’IT dans une démarche de développement durable : Green IT (réduire la consommation de papier, les dépenses d’énergies,…).
  • Etablir un partenariat renforcé avec les fournisseurs (cantonaux, inter-cantonaux, nationaux, internationaux, académiques et commerciaux).
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Organisation

La direction des systèmes d’information se compose de quatre unités distinctes avec des missions spécifiques :

L’unité Projet

  • Assure une gestion efficiente des projets (besoins, coûts,  deadlines, risques, …) et  leur mise en œuvre.
  • Gère les projets informatiques transversaux (IT - Métiers).
  • Conçoit et réalise ou intègre des fonctionnalités à forte valeur ajoutée en adéquation avec les besoins spécifiques.
  • Assure l’intégration de solutions commerciales adaptées aux besoins.
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L’unité des Applicatifs Institutionnels

  • Analyse et couverture des demandes des écoles et les directives de la HES-SO concernant la gestion académique informatisée centralisée dans IS-Academia.
  • Analyse, paramétrage, formation, support, de l'organisation et veille technologique de l'application.
  • Analyse et livraison de données diverses pour la DG, les écoles HES, le DIP, la HES-SO et la Confédération.
  • Gestion des projets AGX suite à des changements. Développement spécifique et interfaçage pour AGE (notamment pour le contrôle de données).
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L’unité Infrastructure

  • Maintient une infrastructure système et applicative performante, assure le support technologique, la fiabilité, la sécurité et la disponibilité indispensables aux applications ainsi qu’aux utilisateurs et utilisatrices du système d’information.
  • Assure la gestion globale des serveurs informatiques et du stockage des données.
  • Optimise les processus de production au travers de normalisation.
  • Sécurise et garantit la cohérence du système d’information au niveau système et applicatif, tout en le faisant évoluer.
  • Garantit l’accès aux données métiers et utilisateurs sur l’ensemble des sites.
  • Assure la sécurité informatique et la cohérence du système d’information.
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L’unité Support

  • Met à disposition des utilisateurs, utilisatrices les produits et services informatiques adaptés avec supports logiciels, matériels, administratif et métier (Ens et R&D) et les maintient.
  • Assure la gestion des demandes, la résolution et le suivi des problèmes rencontrés (Call center, Helpdesk et support de proximité).
  • Garantit l’adéquation entre l’infrastructure et les besoins (gestion du parc informatique, gestion de stock, inventaire, déploiement, mise à jour, …)
  • Standardisation de processus de support par bonnes pratiques ITIL.

 

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Le COmité de PILotage  IT   (COPIL IT)

La HES-SO Genève a décidé de se doter d’une direction des systèmes d’information dès 2014, dans le cadre de cette DSI, un ensemble de projets IT transversaux sous forme de portefeuille doit être réalisé. Le comité de pilotage des projets informatiques COPIL IT assure la gestion et le suivi de l’ensemble des projets informatiques transversaux.

Les missions principales du COPIL IT sont de :

  • Participer avec une vision métier à l’analyse des différents scénarios de service informatique proposés par la DSI pour couvrir les besoins remontés par les utilisateurs et usagers (pertinence, adéquation, rentabilité,…) via les comités utilisateurs, les directions écoles ou des services communs, ou issus de l’analyse des enregistrements de demandes d’assistance.
  • S’assurer que les projets s’intègrent bien dans la stratégie de l’institution et évaluer leur impact sur l’organisation.
  • Faciliter la mise en oeuvre des projets IT stratégiques transversaux (impact global sur l’institution) selon les priorités définies (stratégie, maintenance, nouveau besoins,…)
  • Informer les parties prenantes (DG, directions, DSI, utilisateurs) sur les projets, assurer le suivi des projets IT transversaux (tableaux et journaux de bord décrivant l’avancement réel, les ressources consommées comme le budget ou les RH, les écarts entre le planifié et le réalisé, les raisons des écarts, et ce qu’il reste à réaliser,…)

La composition du COPIL est validée par le Directeur Général avec préavis du CD. Il est composé de membres permanents qui doivent représenter les différents acteurs et bénéficiaires des systèmes d’information. Le nombre de 10 représentants est un maximum pour permettre à cet organe de rester efficace. Le CD veille à ce que la représentation de ces membres soit plurielle.  Le COPIL est présidé par le directeur école HES choisi. Les mandats sont de 4 ans, renouvelables. Il est composé des membres suivants :

  • Le directeur DSI de la HES-SO Genève
  • Le chef de projet DSI
  • 1 directeur d'école HES
  • 1 membre par école HES désigné par la/le directrice/directeur école
  • 1 directeur services communs
  • Et de certains membres invités tels que les chefs de projet technique ou les référents métiers ou les responsables des services communs.

Le COPIL IT se réunit au moins 3 fois par année et informe le CD de ses travaux au moins une fois par année.

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Le COMité utilisateurs IT   (COMIT)

Chaque école HES constitue un comité utilisateurs IT, selon ses besoins, dans le but de remonter les besoins en termes de support informatique à la DSI via le chef de l’unité support.

Les missions principales des Comités Utilisateurs IT sont :

  • de collecter et synthétiser les dysfonctionnements et les propositions d’amélioration identifiés
  • de remonter les nouveaux besoins en termes de support informatique
  • de relayer les demandes de formation du personnel

La composition du comité est validée par le Directeur d’école HES. Il est composé de membres qui doivent représenter équitablement les différentes catégories d’utilisateurs des systèmes d’information.  Les représentants de ces catégories sont librement choisis par l’école HES.

Chaque école est libre de fixer la fréquence de ces comités, ceux-ci invitent 2 fois par an, le chef du support  DSI à y participer pour faire un point de situation sur les besoins informatiques pertinents.

Schématisation des interactions :

 

 

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La DSI en chiffres

8'500 utilisateurs

42 bâtiments

3'800 postes de travail fixes et portables

Environ 500 applications

530 imprimantes et copieurs multifonctions

Plus de 15'800 demandes d’assistance

282 points d’accès wifi

2 datacenters

450 serveurs (physiques et virtuels)

450 TB d'espace disque

200 millions de fichiers

Environ 12'500 boîtes aux lettres électroniques

1'300 téléphones fixes

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